ในการทำธุรกิจไม่ว่าประเภทใดก็ตามเรื่องของ “ บัญชี ” ถือเป็นสิ่งสำคัญที่ผู้บริหารต้องคอยตรวจสอบและหมั่นให้ความสนใจอยู่เสมอ เพื่อให้เห็นว่าตัวเลขทางการเงินของบริษัทอยู่ในระดับไหน ควรวางแผนต่ออย่างไรเพื่อไม่ส่งผลกระทบต่อภาพรวมทั้งหมด เมื่อการทำบัญชีคือสิ่งที่ต้องมีหลายคนจึงอยากอาจมีข้อสงสัยว่า การวาง “ ระบบบัญชี ” คืออะไร แล้วสำคัญต่อองค์กรต่าง ๆ มากน้อยแค่ไหน มาหาคำตอบกันเลย

ตอบข้อสงสัย การวาง “ระบบบัญชี” คืออะไร

การวางระบบบัญชี คือ รูปแบบของการวางทิศทางต่าง ๆ ในด้านการเงินและการบัญชีขององค์กรซึ่งจะประกอบไปด้วยเอกสารทางบัญชีที่มีความเกี่ยวข้อง อาทิ แบบฟอร์มใบกำกับสินค้า ใบเสร็จรับเงิน ใบสำคัญสั่งจ่าย สมุดบัญชีรายวันซื้อ-รายวันขาย-รายวันรับเงิน-รายวันจ่ายเงิน สมุดบัญชีรายวันทั่วไป เอกสารกลุ่มบัญชีแยกประเภท รวมถึงรายงานต่าง ๆ ที่มีความเกี่ยวข้อง 

จุดประสงค์สำคัญในการวางระบบบัญชี เพื่อต้องการให้บรรดาพนักงานในฝ่ายนี้สามารถดูแลจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ รู้หน้าที่และขอบเขตการรับผิดชอบของตนเอง และตัวเลขดังกล่าวยังสามารถวัดผล ประเมินความเหมาะสมขององค์กรเพื่อการวางแผนอนาคตต่อไปด้วย

การวางระบบบัญชีมีความสำคัญต่อองค์กรมากเพียงใด

     หลังจากรู้จักกับความหมายกันไปแล้ว สิ่งต่อมาที่หลายคนคงตั้งคำถามด้วยเช่นกันย่อมหนีไม่พ้นทำไมธุรกิจต้องมีการวางระบบบัญชี สิ่งนี้สำคัญต่อองค์กรมากน้อยแค่ไหน?

ตามที่ได้อธิบายเอาไว้บางส่วนว่าระบบบัญชีจะช่วยให้ผู้บริหารมองเห็นตัวเลขต่าง ๆ ด้านการเงินขององค์กรถึงแนวโน้มที่กำลังเกิดขึ้น ทิศทางธุรกิจ ผลประกอบการ หนี้สิน เพื่อจะได้รู้ว่าสิ่งที่วางแผนหรือปฏิบัติกันมาก่อนหน้าที่ทำได้อย่างถูกต้อง เหมาะสมมากน้อยเพียงใด หากประเมินแล้วกำไรลดลง หรือยอดขายตก แสดงว่ากลยุทธ์ทางการตลาด หรือวิธีบริหารจัดการที่ใช้ก่อนหน้ากำลังลดประสิทธิภาพลง

ด้วยเหตุนี้คุณจึงสามารถประชุมเพื่อวางแผน หาวิธีแก้ไข หรือสร้างแนวทาง เพิ่มกลยุทธ์ด้านการตลาดใหม่ ๆ เพื่อให้ธุรกิจเดินหน้าได้อย่างสมบูรณ์แบบ ยิ่งถ้าองค์กรไหนมีระบบการทำบัญชีที่ดีเยี่ยมจะช่วยให้มองเห็นตัวเลขแบบถูกต้อง แม่นยำ นำไปใช้เป็นส่วนหนึ่งของข้อมูลสำหรับเข้าประชุม วางแผน และดำเนินการเพื่ออนาคต

จากที่บอกเล่าไปทั้งหมดนี้คงเห็นแล้วว่าการวาง “ระบบบัญชี” มีความสำคัญต่อองค์กรทุกประเภทกันพอสมควร หากคุณมีผังที่ดี มีระบบมาตรฐาน ไม่ว่าใครเข้ามาทำงานก็สานต่อได้อย่างง่ายดาย ตัวเลขต่าง ๆ ยังเป็นสิ่งที่บ่งบอกถึงผลลัพธ์ได้ดีที่สุดโดยไม่ต้องมีการคาดเดาอะไรทั้งสิ้น ขณะที่ฝ่ายบัญชีเองก็ทำงานง่ายขั้น แบ่งแยกหน้าที่ องค์กรเกิดประสิทธิภาพ หากวางแผนผิดก็แก้ไขได้รวดเร็ว ไม่ต้องรอให้เกิดความสั่นคลอนของธุรกิจ เพราะถึงวันนั้นมันอาจไม่ทันเวลาแล้วก็ได้ใครจะรู้